Digitale Transformation im Dokumentenmgmt.

Das Finanz- und Rechnungswesen der Gundlach Holding ist auch für die Tochterunternehmen die zentrale Stelle, wenn es um die Finanzbuchhaltung geht. Dementsprechend viele Dokumente werden hier tagtäglich, derzeit noch von Hand, verarbeitet und in die Systeme der Gundlach Gruppe überführt. Doch zukünftig soll das Enterprise Content Managementsystem DocuWare für die automatisierte Rechnungsbearbeitung und digitale Archivierung der Dokumente sorgen. Dafür wird zurzeit ein Pilotprojekt mit Gundlach Logo, dem Mahlberger Standort der Gundlach Packaging Group, im Bereich des Rechnungseingangswesens realisiert.

„Bisher erreichten uns die Eingangsrechnungen von Gundlach Logo nach ihrer Freigabe per Post“, berichtet Wolfgang Brüwer, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der Gundlach Holding. „Jetzt arbeiten wir papierlos: Die Lieferanten können ihre Rechnungen per E-Mail oder weiterhin per Post an Gundlach Logo senden. DocuWare liest diese aus, indexiert sie automatisch nach klaren Parametern und macht sie direkt für uns und die Fachprüfer vor Ort verfügbar.“ Die Rechnung wird dann per Klick freigeben oder – sofern fehlerhaft – an den Lieferanten zurückgeschickt. In der Gundlach Holding wird die Buchung dann vervollständigt und an SAP übergeben.

Nach erfolgreicher Einführung bei Gundlach Logo soll das System im laufenden Jahr auf die weiteren Tochterfirmen der Gundlach Holding ausgerollt werden. „Generell wollen wir die Möglichkeiten des Systems stärker ausschöpfen und unsere Prozesse beständig automatisieren und verbessern“, erklärt Wolfgang Brüwer. „Dies gilt natürlich auch für viele weitere Prozesse in unserem Verantwortungsbereich.“

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